Digitale Transformation an Schulen

27. Juli 2017 von Dagmar Boy Veröffentlicht unter Digitale Transformation, Know-how/Tipps&Tricks, Web Applications Verschlagwortet mit , , , , , , ,

Auch Schulbetriebe stellen sich den digitalen Herausforderungen. Prozesse werden optimiert und in die digitale Welt verlagert. Dort sind sie sofort verfügbar und von den verschiedenen Anspruchsgruppen abrufbar.

Das folgende Beispiel zeigt, dass die Anforderungen alles andere als trivial sind. Tägliche Mutationen im Schulbetrieb müssen zeitnah an verschiedene Interessensgruppen (Eltern, Lehrer, Schüler, Buschauffeure, Sekretariat, Direktion etc.) übermittelt werden. Doch wie soll das alles koordiniert werden?

Früher wurden aufwändige Excel-Sheets gepflegt. Darin wurden die Informationen erfasst, ausgedruckt, kopiert und verteilt. Aber in dem Moment, wo alle Informationen verteilt waren, waren sie auch schon wieder veraltet. Die Verwaltung und Verteilung der Daten bildeten keinen Kreislauf, sondern einen linearen Prozess, der immer wieder von neuem angestossen werden musste.

Lösung gesucht

Gesucht wurde eine Lösung, welche den Verwaltungsaufwand minimiert und die Verteilung automatisiert. Um damit den Ansprüchen der Interessensgruppen nach jederzeit aktuellen Informationen gerecht zu werden. Gleichzeitig galt es Abhängigkeiten zu eruieren um Sackgassen im Informationsfluss zu vermeiden. Beispielsweise sind Fahrpläne und Besetzungen von Schulbussen durchberechnet und koordiniert. Sofern ein Fahrgast aus Krankheitsgründen nicht teilnehmen kann, muss diese Information schnellstmöglich von der Zentrale an den entsprechenden Bus gelangen um den reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Andernfalls wird eine Kettenreaktion ausgelöst und der gesamte Betrieb verzögert.

Schrittweise Transformation führt zum Erfolg

Es liegt auf der Hand, dass Abläufe einer Schule nicht von heute auf morgen komplett digitalisiert werden können. Eine schrittweise Transformationen mit Schwerpunkten ist daher der Weg zum Erfolg. In einer Analysephase werden gemeinsam die Prozesse und Interessensgruppen definiert und unter die Lupe genommen. Dabei geht es in erster Linie nicht darum, eine spezifische Gruppe komplett abzudecken und dann zur nächsten überzugehen. Vielmehr ist es entscheidend, wo die grössten Schmerzen getilgt und die meisten Vorteile herausgeholt werden können. Ein Funktionsbaustein an der einen Stelle bietet optimalerweise wieder zahlreiche Möglichkeiten an einer anderen Stelle. So wird ein Netz von Möglichkeiten erarbeitet, das je nach gewünschter Geschwindigkeit Schritt für Schritt umgesetzt wird. Im Zentrum steht nun nicht mehr die Administration mit der Excel-Verwaltung, sondern eine Applikation, die durch gezielte Aktionen die automatisierten Prozesse ansteuert und Informationen aufnimmt, verarbeitet und verteilt.

Die gewählten Technologien und Systeme sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil in diesem Netz an Möglichkeiten. Plattformunabhängige Frameworks reduzieren die Abhängigkeiten weiter und schaffen die Grundlage für eine grössere Reichweite für die Verteilung der Informationen. In diesem Fall setzte snowflake auf den etablierten Softwarestack rund um Symfony2 (PHP 5.6) AngularJS, MySQL, unterstützt durch automatsiches Testing.

Eine gute Benutzerführung ist das A und O

Um diesen Weg erfolgreich zu gestalten, ist es eminent wichtig, sich von Beginn an intensiv mit der Benutzerführung und dem grafischen Aufbau der Applikation (UI/UX) auseinanderzusetzen. Sowohl langjährige und eingespielte Mitarbeitende, wie auch Gelegenheitsbenutzer und Neueinsteiger sollen sich zurechtfinden und Freude daran haben mit der Applikation zu arbeiten.

 

Im täglichen Schulbetrieb gibt es viele Möglichkeiten zu optimieren und Prozesse digital zu gestalten. Aber manchmal ist es nicht leicht einen Anfang zu finden. snowflake ist darauf spezialisiert hier den richtigen Weg aufzuzeigen und entsprechende Optimierungen zu erarbeiten.

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